Historisch gewachsene Abläufe und eine funktionsbestimmte Aufbauorganisation sind gerade in mittelständischen und kleinen Unternehmen der Auslöser, sich den Themen Geschäftsprozessoptimierung oder Business Process Reengineering zu widmen. Bei der Geschäftsprozessoptimierung werden bestehende Abläufe an einzelnen Stellen durch den Einsatz neuer Verfahren, Produktionstechniken oder neuer IT verbessert. Dies kann man als "tunen" beschreiben. Beim Business Process Reengineering, 1993 von Michael Hammer und James Champy erstmals beschrieben, werden betriebliche Abläufe oder das gesamte Unternehmen komplett neu konzipiert. In der betrieblichen Praxis können beide Ansätze häufig ineinander über gehen.
Gleiche Ziele für beide Vorgehensweisen.
Der Einstieg in ein Projekt zur Optimierung der betrieblichen Abläufe sollte immer eine eindeutige Zieldefinition sein. Dazu können diese Beispiele dienen:
- Die Durchlaufzeit von der Auftragsannahme bis zum Versand ist von heute 8 auf 3 Tage reduziert.
- Die Kosten einer Auftragsbearbeitung und des anschließenden Versands sind um 30 % gesenkt.
Bei der Zieldefinition ist darauf zu achten, dass nicht bereits Wege und Methoden zur Zielerreichung vorgegeben werden. Dies engt die kreative Spielwiese für neue oder gar revolutionäre Ideen sofort ein. Ein Querdenken, auch gegen vermeintlich unantastbare Traditionen würde so bereits im Ansatz unterbunden.
In den beiden genannten Beispielen wird deutlich, dass sowohl kundenwirksame Ziele (Lieferzeitraum) als auch interne Ziele (Kostensenkung) in einem Projekt gemeinsam angegangen werden können, oft sogar müssen. Die feste Vereinbarung der Ziele bindet auch die Unternehmensführung, schließlich ist nichts schädlicher für einen Projekterfolg, als eine Änderung der ursprünglichen Vorgaben.
Besonderheiten in mittelständischen Unternehmen.
Gerade die historische Entwicklung in meist inhabergeführten mittelständischen Unternehmen führt zu nicht mehr nachvollziehbaren tatsächlich gelebten Arbeitsabläufen im Tagesgeschäft. Die Frage nach dem "Warum wird dies so gemacht?" kann oft nur mit der Antwort "Das machen wir doch schon immer so" beantwortet werden. Eine systematische Untersuchung des Arbeitsumfeldes hat, wenn überhaupt, nur in besonderen Krisensituationen und bei eklatanten Fehlern stattgefunden. Dieser Reformstau bietet aber gleichzeitig die große Chance, mit mutigen Schritten eine oft als unmöglich angesehene Effizienzsteigerung, kurzfristig zu realisieren. Positiv wirkt sich dabei eine in familiär geführten Unternehmen oft vorhandene, hohe Mitarbeitermotivation aus, die eine hohe Umsetzungsgeschwindigkeit bei den notwendigen Veränderungen ermöglicht. Anders als in großen Unternehmen sind auch die Entscheidungswege kurz und nicht zwingend an Budgets oder den Geschäftsjahresrhythmus gebunden.
Prozessvisualisierung als Einstieg.
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