1 Einleitung
In der Vergangenheit gab es zwei Bereiche innerhalb einer (größeren) Firma, in denen Aufgabenketten getrennt voneinander grafisch modelliert wurden. Die Motivation der Einen war und ist es, die Qualität der Geschäftsprozesse allgemein zu sichern, indem sie diese detailliert beschrieben. Und damit man in der Außendarstellung auch noch besser da steht, lässt man sich diese Arbeit nach EN ISO 9001 zertifizieren. Die Motivation der Anderen war und ist es, Aufgabenketten automatisiert mit Hilfe von entsprechender Software ablaufen zu lassen. Ziele sind hier die operativen Geschäftsprozesse effizienter zugestalten, indem Medienbrüche vermieden und damit Fehlerquellen reduziert werden, als auch mehr Transparenz zu schaffen. Die Aufgabe der ersten Gruppe ist es also, eine reine Dokumentation der internen Verfahren aus organisatorischer Sicht zu schaffen, die jederzeit von den Mitarbeitern eingesehen werden kann. Die Aufgabe der zweiten Gruppe ist es, die Prozesse aus technischer Sicht durch Verbindung unterschiedlicher Systeme in die Ausführung zu bringen, so dass die Mitarbeiter ihre Aufgabenliste auf ihrer Workstation leichter abarbeiten können.
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| Abbildung 1: Business Process Improvement Cycle nach Gartner |
Die Vision des BPM Round-Trip Engineering ist ein reibungsloser Durchlauf durch den in Abbildung 1 dargestellten Business Process Improvement Cycles. Nach einer initialen Phase der Ist-Aufnahme (Discovery noch vor dem Define, nicht in der Abbildung dargestellt) und der Festlegung der Strategie sowie der resultierenden Prozesse durch die Organisation, werden die Modelle zur Ausführung übergeben werden. Während der Laufzeit werden die Prozessdaten gesammelt, um diese später wieder durch die Organisatoren zu analysieren. Resultierende Rückschlüsse zur Optimierungen in den Strategien und Prozessen schlagen sich wieder in Änderungen an den Modellen nieder.
Die Realität ist, dass die Organisatoren ihre anfänglichen (grafischen) Modelle kaum mehr wieder erkennen, nach dem die IT-Engineers diese übernommen, mit den notwendigen Parametern zur Integration der zu nutzenden Systeme angereichert und ggf. auch noch an die Restriktionen des Workflow/ Business Process Management Systems angepasst haben. Besonders in den Fällen, in denen zwei unterschiedliche Anwendungen für die Beschreibung der Prozesse und für die Ausführung genutzt werden, gibt es bisher nur erste Gehversuche, die jedoch schnell bei komplexeren Prozessen an ihre Grenzen stoßen.
Aufgrund der bisherigen Erfahrungen werden daher derzeit häufig die folgenden Handlungsweisen ausgesprochen:
- Benutzt beim Modellieren nur die für das organisatorische Verständnis der Prozesse notwendigsten Symbole, d.h. überfrachtet die Modelle nicht.
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Übertragt das Modell in das technische Zielmodell manuell.
Der Artikel legt im Folgenden die aktuell vorhandenen, noch nicht gelösten Fallstricke dar und wagt abschließend einen Blick in die Kristallkugel.
2 Doppeltes Dilemma - Sichtweisen und Software-Modelle
Das Problem beim Round-Trip ist zweischichtig und hat in beiden Fällen etwas mit Sprache zu tun. Während für die Organisatoren Vokabeln aus der Betriebswirtschaft zur Beschreibung von Prozessen wichtig sind, sprechen die IT-Engineers mehr über Kommunikations-protokolle, Application Programming Interfaces und Error Handling. D.h. beide Parteien reden wie im Falle Babilons aneinander vorbeit, weil sie die Sprache der anderen nicht verstehen können (ggf. auch nicht wollen). Dieses Dilemma besteht seit Anbeginn des Computer-Zeitalters (vermutlich auch schon viel früher).
Beide Gruppen haben für sich grafische Modelle entwickelt, die Ihnen eine bessere Kommunikation untereinander ermöglicht (siehe Abbildung 2).
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| Abbildung 2: Entwicklung der BPM und IT Modellierungssprachen. Quelle: Sphenon |
So wurde die Unified Modeling Language (UML) 1993 aus der Taufe gehoben, um genau dieser "Sprachverwirrung", Organisator versteht IT-Engineer nicht und umgekehrt, entgegenzutreten. Mittels Visualisierungen für die Aspekte der Anwendungsentwicklung sollte es leichter werden, die beiden Parteien zusammenzubringen. Leider sind die über 10 Diagramm-Typen weiterhin sehr technisch, so dass sich die Organisatoren noch immer nicht recht abgeholt fühlen.
Deutlich besser scheint es da mit der Business Process Modeling Notation zu werden (siehe Abbildung 3). Mit der Version 2.0, die noch in 2009 das Licht der Welt erblicken soll, sind weitere Lücken aus dem eher technischen Bereich geschlossen, so dass sich diese Art der grafischen Prozessdarstellung als tragfähig für beide Gruppen erweisen könnte.
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| Abbildung 3: Beispiel eines BPMN-Diagramms, erstellt mit dem kostenlosen BizAgi Process Modeler |
Das zweite Dilemma liegt in der Unterschiedlichkeit der Tools, die zur Unterstützung für die jeweilige Aufgabe der Organisatoren und IT-Engineere entwickelt wurden. Impliziert ist dies allerdings auch wieder durch die unterschiedlichen Anforderungen. Ein Werkzeug, das sich mehr mit der Hinterlegung von detaillierten, textuellen Beschreibung und deren Veröffentlichung für die Mitarbeiter sowie Versionierung der Überarbeitung beschäftigt, bewegt ganz andere Parameter als ein Werkzeug, das die Geschäftsprozesse in der Produktion steuert. So gibt es für die Organisatoren Anwendungen wie ARIS Toolset von IDS Scheer, Prometheus von IBO, Adonis oder Bonapart von Emprise, etc. Und für die IT-Engineers ein Fülle von Workflow oder Business Process Management Systeme, wie IBM MQ Series Workflow, ORACLE BPEL Engine, TIBCO iProcessTM Suite oder SAPERION Workflow.
Letztere sind optimal für die Nutzung in der Ausführung von Prozessen bis hin zur Steuerung von Arbeitskrafteinsätzen aufgrund von Auftragsmengen. Jedoch eignen sie sich weniger für die Aufgaben der Organisatoren. In den meisten Fällen reichen den Unternehmen auch die grafischen Modellierungseigenschaften der Steuerungsanwendungen. Schaut man speziell in den deutschen Mittelstand, so wird häufig noch viel einfacher gearbeitet. Der Autor hat im letzten Jahr einen Vortrag zu diesem Thema vor den Qualitätsmanagern des Verbands der Maschinen- und Anlagenbauer gehalten. Auf die Frage, welche Werkzeuge sie für die Dokumentation nutzen, waren hauptsächlich Textverarbeitungen zusammen mit Powerpoint oder Visio genannt. Workflow-Systeme waren kaum im Einsatz, eher Dokumentenmangementsysteme mit Routing-Funktionen.
Für Firmen, die viel Aufwand in die ISO 9001 Zertifizierung gesteckt haben und mit einem der Tools der erste Gruppe gearbeitet haben und nun die Aufgab
