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Was sind die einfachen Prozessmanagement-Tools, die die Mitarbeiter schon lange kennen? Checklisten...
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29.12.2011 11:20
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Wenn Dinge in großen Organisationen anders laufen sollen, dann müssen am Ende eben VIELE etwas anders machen. Der Prozessmanager-Supermann oder -Highlander (hier irgendwo in einem Forum genannt) wird es kaum richten können. Auch nicht die handvoll Leute, die auf Schulung geschickt wurde.
Bleibt also nur die Eisenzange: IT-gestützte Prozesse ohne Umgehungsmöglichkeit?
Oder was nutzen denn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für eine prozessorientierte Arbeitsweise??
Checklisten
ToDo-Listen (Outlook)
Notizzettel aus der Einweisung, damals vor 11 Jahren, als Sie die Aufgabe von Frau Mayer übernommen haben
Verteilerlisten im E-Mail
Einarbeitungskärtchen
...?
Was würden Sie noch ergänzen?
Könnte/sollte man nicht mit diesen Dingen bewusster arbeiten? Ohne gleich ein Wissensmanagement-Hammer-System aufzubauen? Schön, wenn man ein solches hat, keine Frage. Ich meine nur das Thema "mit den Füßen auf dem Boden" und "1 Geisterfahrer? Nein 1.000 de, die kein Prozessmanagement tun wollen...". "Kopf über den Wolken" ist der weltweite Standard (BPMN und so), der schon auch wichtig ist; aber nix hilft, wenn bei den Füßen am Boden nichts ankommt.
Deshalb der Versuch, die essentiellen Basics einer prozessorientierten Arbeitsweise besser zu identifizieren und bewusster zu nutzen.
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Andreas Leue
Sphenon GmbH
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Re: Was sind die einfachen Prozessmanagement-Tools, die die Mitarbeiter schon lange kennen? Checklisten...
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30.12.2011 11:42
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Hallo Herr Prof. Baisch,
> die essentiellen Basics einer prozessorientierten Arbeitsweise
Ich finde den Ansatz richtig, die Basics zu betrachten, weil dadurch der Kontroverse "Eisenzange vs. Checklisten" die Schärfe genommen wird und die Gemeinsamkeiten in den Blick rücken.
Die Unterschiede zwischen Checkliste und BPMN sind aus meiner Sicht weniger "Boden vs. Wolken", sondern Eigenschaften, die Konsequenzen haben:
Umgehungsmöglichkeit: Checkliste ja, BPMN nein
Nötige Ausbildung: Checkliste keine, BPMN erforderlich
Intuitive Verstehbarkeit: Checkliste ja, BPMN mittel
Formale Ausdrucksmächtigkeit: Checkliste gering, BPMN hoch
Wissen ordnen: Checkliste schwer, BPMN gut
usw.
Auch andere Prozeßkonzepte wie das kürzlich ausgiebig diskutierte ACM lassen sich auf diese Weise vergleichen.
Man muß also im jeweiligen Fall entscheiden, was einem wichiger ist und auswählen. Soweit sicher Konsens. Problematisch wird es, wenn daraus eine folgenreiche Weichenstellung wird, also das ganze Unternehmen darauf ausgerichtet werden muß.
Das muß aber gar nicht sein. Es ist durchaus möglich, die Ansätze im gleichen Unternehmen jeweils fallweise so oder so zu verwenden und gleichzeitig sich nicht den Weg in eine "prozeßreifere" Zukunft zu verbauen.
Dazu werden zwei Dinge benötigt:
1. Ein "Prozeß-Backbone", also eine datentechnisch/organisatorische/softwaretechnische Basis, die es erlaubt, alle Ansätze "verarbeiten" zu können. Natürlich mit entsprechenden Einschränkungen: wenn ich eine Checkliste einspeise, "weiß" der Computer nicht, was die einzelnen Punkte genau bedeuten. Dennoch hat dieser Ansatz Vorteile: ein Punkt auf der Checkliste kann formal sein und lauten "Prozeß XY ausführen", und wenn er fertig ist, ist der Punkt automatisch abgehakt, und umgekehrt kann eine einzelne Prozeßaktivität mit Hilfe einer Checkliste ausgeführt werden, und wenn alles abgehakt ist geht's weiter.
2. Eine Menge von Prozeß-Arbeitsmitteln (also Checklisten, BPMN-Diagramme usw.), eine Festlegung wie diese zusammenhängen, und eine Menge an gültigen "Formaten" (also Checkliste via Webinterface, in Word, in Excel, als ASCII-Text in der email u.ä.)
Für Punkt 1 liefert UBPML die formale Basis, in dieser lassen sich BPMN-Abläufe, ACM-Fälle, Checklisten usw. abbilden, auch Mischformen sind mit generalisierten OO-Abläufe möglich, wie etwa teil-vorgedachte Abläufe. Theoretisch könnte man damit schon direk arbeiten, aber es ist doch zu unintuitiv und unhübsch für viele Fälle.
Für Punkt 2 können Domain Specific Languages (DSLs), die aus dem Bereich der Model Driven Technologies (MDx) bekannt und dort zur Zeit sehr populär sind, gute Dienste leisten. Mit Hilfe dieser DSLs werden einfache, problemorientierte Darstellungen (eben bspw. Checklisten) in eine universelle Ausdrucksform überführt (Backbone, UBPML). Davon bekommt man allerdings nichts mit.
> Was würden Sie noch ergänzen?
Zu Ihrer Frage fällt mir noch der ganze Bereich "Projekt-Management" ein, denn auch hier gibt es allerlei immer wieder verwendete Verfahren, mit Wiederholungen umzugehen, also bspw. ganz simpel MS-Project "Templates". Und natürlich auch alles was unter dem Stichwort "Methodisches Vorgehen" läuft, sei es aus der Literatur oder im Unternehmen irgendwie selbstgemacht codifiziert.
Viele Grüße,
Andreas Leue
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Frank Michael Kraft
AdaPro GmbH
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Re: Was sind die einfachen Prozessmanagement-Tools, die die Mitarbeiter schon lange kennen? Checklisten...
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30.12.2011 15:13
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Meiner Meinung nach werden die meisten Prozesse von Wissensarbeitern in Unternehmen mit den Tools Excel und Email abgewickelt.
Excel dient dabei als Liste von irgend einer Form von Workitems / Tasks / Verantwortlichkeiten und Email dient der Benachrichtigung über in Zusammenhang mit einem "Prozess" stehenden Informationen oder Tatsachen.
Der Vorteil bei diesen Tools ist: Superflexibel und darum für jeden Zweck einsetzbar.
Der Nachteil: Die Verbindung zwischen den Prozessteilen geht verloren, Information steht immer losgelöst von anderer Information zur Verfügung, die Sichtbarkeit für alle Teilnehmer ist nicht gegeben, Abläufe und Abhängigkeiten sind schwer nachvollziehbar oder vordefinierbar. Wiederverwendung von Best Practices ist nicht toolunterstützt.
Bei der klassischen Modellierung wie von Ihnen angesprochen können wir nur mit bereits "ausgetretenen Pfaden" arbeiten, also Prozesse die so stabil sind, dass sie eine hohe Wiederholungsrate und eine sehr geringe Veränderungsrate haben. Das wird in der Anwendung in der Wissensarbeit zurecht viel zu oft als viel zu unflexibel empfunden. Wo es gut passt sind Standardabläufe wie Employee Self Services (Urlaubsantrag, Bestellanforderung, Reiseantrag, etc. pp) - die von sehr vielen Personen im immer gleichen Schema abgearbeitet werden.
Im "Zwischenraum" zwischen diesen Polen fehlt etwas - ein flexibles Prozessmanagement, das zugleich Verbindungen zwischen den Prozessteilen herstellt und die Sichtbarkeit für alle Prozessteilnehmer gewährleistet. Ein Prozessmanagement, das es erlaubt, Bottom-Up von unvorhersehbaren Abläufen zu Best Practices zu gelangen, die später - Bottom-Up - zu Prozessen im klassischen Sinn werden können; und in das bereits vordefinierte feste Prozessteile flexibel eingebaut werden können.
Man könnte statt "Prozess" auch "Arbeitsstrom" oder "Workstream" sagen - ein Workstream ist flexibler als ein modellierter Prozess, aber stellt mehr Zusammenhänge, mehr Struktur und Sichtbarkeit her, als eine Taskliste oder Checkliste oder Emails.
Viele sagen statt Workstream auch "Case". Daher der von Herrn Leue bereits erwähte Begriff des "Adaptive Case Management" - ACM. Die Taxonomie wird sich sicher noch klarer herausbilden.
Darüber habe ich in
 http://www.adapro.eu/site/sites/default/files/MtU-ImprovingKnowledgeWork.pdf
und in
http://www.adapro.eu/site/sites/default/files/5%20Kraft%20-%20Using%20AdaPro%20f...
geschrieben.
Die Bücher dazu (mit mehr Kapiteln von verschiedenen Experten):
http://www.adapro.eu/site/order-ttu
Ich werde in wenigen Tagen auch einige Screencasts fertiggestellt haben, die die Arbeitsweise mit der AdaPro Workstream Platform beschreibt, einer von der AdaPro entwickelten Cloudlösung für das Adaptive Case Management, die als Referenzimplementierung dient und als Lösung eingesetzt werden kann.
Darin wird auch zu sehen sein, wie ein solcher Workstream zuerst in Form einer MindMap ensteht, in die Workstream Platform importiert werden kann, abgearbeitet werden kann; wie nach diversen Wiederholungen des gleichen Musters in der Workstream Platform daraus Workstream Templates werden - also wiederverwendbare flexible Prozessteile - die dann schlussendlich als BPMN Modell exportiert werden können. Dieser Ansatz der Bottom-Up Entstehung von Prozessen ist - korrigieren Sie mich - einzigartig - und das Markenzeichen des Adaptive Case Management. Dadurch werden ganz neue Anwendungsgebiete erschlossen von bisher teilweise unvorherplanbaren Prozessen, die doch einen großen Teil der betrieblichen Realität darstellen.
Im- und Export von und nach Excel, MS Project, Salesforce.com, SharePoint und BPMN sind bereits teilweise realisiert - und selbstverständlich natürlich die unerlässliche Anbindung an die Email (Inbound und Outbount) - aber immer mit Referenz zum Workstream.
Feedback dazu oder Frage gerne unter frank.michael.kraft@adapro.eu
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Frank Michael Kraft
AdaPro GmbH
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Re: Re: Was sind die einfachen Prozessmanagement-Tools, die die Mitarbeiter schon lange kennen? Checklisten...
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02.02.2012 18:00
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Ich habe wie versprochen einige ScreenCasts gedreht, die das Bottom-Up Prinzip des Adaptive Case Management wie ich finde schön darstellen.
http://www.adapro.eu/site/screencas
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Autor nur für eingeloggte Mitglieder sichtbar.
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Re: Re: Re: Prozesse, Checklisten und ACM...
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03.02.2012 12:18
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Hallo Herr Kraft,
vielen Dank für die Einblicke in ACM. Sehr interessant. Bleibt die Frage, ob die Menschen so systematisch arbeiten wollen...aber Ihr Einstieg mit dem iphone ist da vielleicht der springende Punkt. Allein die Haptik eines ipad ist oft wohl der springende Punkt, warum jemand damit arbeitet... wird die ACM-Software auf dem ipad laufen? Wenn dann jeder Mitarbeiter ein ipad bekommt und nur das Programm drauf läuft, dann wird das ein flächendeckender Erfolg.
Dies sage ich so mit einem Augenzwinkern, gleichzeitig will ich auf den Faktor Mensch an der Stelle hinweisen: was braucht's, dass Menschen systematisch entlang von Prozessen arbeiten? Ich denke, Sie haben in Ihrem Link ein sehr schönes anschauliches Beispiel, in welche Richtung die Unterstützung gehen könnte. Vielen Dank.
MFG
F. Baisch
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Frank Michael Kraft
AdaPro GmbH
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Re: Re: Re: Re: Prozesse, Checklisten und ACM...
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16.02.2012 23:47
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Danke Herr Prof. Baisch,
freut mich zu hören.
Zweifellos muss das Programm auf dem iPad und iPhone laufen. Die webserviceorientierte Cloudarchitektur erlaubt ja die Implementierung zum Beispiel eines iOS oder Android Clients. Die Datenübertragung ist minimal und in Echtzeit darstellbar. Es ist natürlich auch notwendig, das alle auf der gleichen Datenbasis arbeiten.
Auch läuft die Platform ja heute im Browser, der ja auch auf dem iPad läuft. Auf dem iPhone wird es wohl etwas eng, aber es geht auch. Ein individueller Client ist besser und in Vorbereitung.
Was die Frage nach der strukturierten Arbeitsweise betrifft, antworte ich: Es ist meiner Meinung nach ein Spektrum. Zum einen hängt es von dem Wissensarbeiter selbst ab, aber auch von seinem Kontext - eine Startup Firma arbeitet sicher chaotischer, spontanter und flexibler als ein DAX Unternehmen. Auch gibt es Phasen, die chaotischer sind wie Umorganisationen oder Krisen, und andere Phasen, in denen wieder mehr Wert auf Effizienz und Struktur gelegt werden muss. Im Beispiel kann das Kundenproblem auch ohne Vorplanung gelöst werden, aber es ist ungleich schwerer dem Kunden eine halbwegs verlässliche Vorhersage der Fertigstellung zu nennen - und auch nicht eine systemgestütze Überwachung dieser Deadline zu bekommen. So lange die Kunden damit leben können - gut. Aber wenn die Konkurrenz stärker wird, die Kunden mehr Ansprüche stellen, dann werden sie auf solche Mittel zurückgreifen wollen.
Bisher war es ja nur möglich, den Lichtschalter anzuschalten oder aus. Struktur (BPMN) oder keine Struktur (Email, Excel). ACM ist wie der Dimmer, der alle Grade der Struktur stufenlos einstellbar macht. Von ganz chaotisch (auch das geht mit ACM) mit genauso strukturiert wie ein BPMN Prozess geht das ganze Spektrum, das möglich ist. Auch Mischformen sind möglich - Menschen und Abteilungen verschiedener Strukturierung können trotzdem zusammen arbeiten - durch die zielorientierte Planung (statt vorgangsorientierter Planung) Das ist das, was ACM möglich macht. Da ist für jeden was dabei.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist in Bezug auf die Usability - also auch die Akzeptanz bei Benutzern - dass ich mit sogenannten "Mustern der Wissensarbeit" arbeite - also typischen Interaktionen des Wissensarbeiters mit der Platform. Wenn diese besonders gut durch das UI unterstützt werden, dann fühlt sich die Benutzung natürlich an und macht Spaß. Darauf habe ich von Anfang an Wert gelegt. Die Muster der Wissensarbeit entspringen der Beobachtung - sicher auch einmal ein interessantes Forschungsthema. Das gäbe bestimmt auch eine interessante Diplomarbeit: "Wie können Muster der Wissensarbeit auf dem iPhone optimal umgesetzt werden?"
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Frank Michael Kraft
AdaPro GmbH
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Wunschliste für Adaptive Case Management
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18.02.2012 17:02
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Guten Tag an alle Leser,
hier habe ich eine Wunschliste für Adaptive Case Management aufgemacht.
http://adapro.uservoice.com/forums/150572-adaptive-case-management-wishlist
Über Ihre Votes und Ideen freue ich mich.
MfG, Frank Kraft
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Mein BPM-Statement:
Prozesse sind die Nervenbahnen eines Unternehmens. Unternehmen die ihre Prozesse beherrschen sind in der Lage sich dem globalen Wettbewerb zu stellen.
Prozess Management ist allerdings kein IT Ansatz, sondern zentraler Teil einer Unternehmenskultur. Nur wenn das Management das Prozessdenken konsequent umsetzt wird es von allen Mitarbeitern getragen.
Kurt Wiener, Wiener Consulting, Mitglied seit 14. January 2010
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| BPM-Netzwerk.de - Fri May 18 11:08:18 CEST 2012
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